Office Manager (in Vollzeit / Teilzeit)
(m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent mit Leidenschaft für Kommunikation und hast Lust, die Fäden in unserer Agentur zusammenzuhalten? Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag? Dann bist du bei uns genau richtig.

Deine Mission

  • Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen
  • Klassisches Backoffice einer Kommunikationsagentur
  • Zuverlässiger Ansprechpartner in der Kundenbetreuung sowie bei unseren Dienstleistern (via E-Mail und Telefon)
  • Unterstützung bei der Planung und Strategieentwicklung für Neukunden
  • Interne und externe Produktions-Abwicklung für div. Web- und Print-Maßnahmen wie Anzeigen, Banner, Flyer, Broschüren, Plakate, Webseiten, Social Media Kampagnen, Webvideos
  • Allgemeine Büroorganisation (wie Telefongespräche, Terminkoordination, Postabwicklung, Bestellungen, Verarbeitung von Dokumenten, Ablage und Archivierung)
  • Angebots- und Rechnungslegungen
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • IT-Management
  • Interesse an Mediaplanung
  • Weiterentwicklung des Agentur-Portfolios (vor allem in der digitalen Darstellung)

Dein Profil

  • eine kaufmännische Ausbildung oder adäquat, gerne mit Agentur-Background
  • Freude am Umgang mit Kunden und an der Zusammenarbeit mit Berater*innen und Designer*innen
  • Interesse an der Kreativbranche
  • Gute Kenntnisse in Google Worlspace, MS-Office und Tool-Software (Zeiterfassungs- und Projektmanagementtools wie Clickup und Moco)
  • Kenntnisse in Figma und Adobe Creative Cloud (insbesondere Photoshop und Indesign) erwünscht
  • Freude an organisiertem Arbeiten und dem gleichzeitigen Durchführen von unterschiedlichsten Aufgaben
  • Sehr gutes Kommunikationsvermögen
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein
  • Selbstständiges Arbeiten, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit
  • Flexibilität, Freundliches Auftreten
  • Deutschkenntnisse auf Muttersprachenniveau und gute Englischkenntnisse
  • Idealerweise erste Erfahrung mit KI-basierten Tools und ein starkes Interesse an der Optimierung von Prozessen durch KI

Unser Angebot

  • Spannende und abwechslungsreiche Projekte für namhafte Kunden
  • Eine offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre
  • Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
  • Ein motiviertes Team, das gemeinsam etwas bewegen will
  • Angenehme, großzügige Agenturräume in Kreuzberg
  • Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Remote-Arbeiten nach Absprache
  • Warm- und Kaltgetränke sowie kostenloses Mittagessen in unserer Hauskantine
  • Attraktive Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsangebote

Bewerbung

Wir freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte sende diese unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittsdatums ausschliesslich per Mail an jobs@smithberlin.com 

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